企业email怎么填？email是什么意思有哪些作用？

如下干货内容太多，烦请大家泡杯茶或咖啡，坐定下来仔细看、好好做笔记、收藏下来经常复习哦~

• 什么是Plain English；
• 「Please do this.」写得对不对？
• 5大基本原则和常见错误。

简明英语

之前说过，我的职业生涯从一家著名的法国公司开始，一切都是Free Style、包括写英语邮件。

因为怕人嘲笑我英语不够好，每次我都挖空心思、竭尽所能寻找花哨的单词和词组。所以，我的邮件都是下面 这样类型的：

• Please be advised…
• I should be grateful if…
• I will utilize…
• Prior to…

还得意得不的了！

直到去年年底，我在Edx自学「如何有效沟通」的时候，看到来自「哈佛商业评论 」的表 ，顿时颠覆三观！

又臭又长的都是错的； 短小精悍的日常英语才是对的！ 原来我写了15年英语邮件，却突然发现自己统统写错了！！！！！

因为，写邮件的目的是为了有效沟通，清晰、传达有效信息给收件人并给出指令，无论中文邮件、英文邮件还是火星文邮件，都一样。

所以，我们应该使用简明英语（Plain English），强调简洁、清楚、避免使用过于复杂的词汇，让人看了就秒懂。这样写起来快、读起来快、理解起来更快！

也就是说，英语邮件写得好不好，和英语是不是你母语、你的英语能力如何完全没！关！系！

颠覆三观了有没有？

接下来，请看五大常见错误和实操指南。大家有则改之，无则加勉，共同进步哈！

5大错误

1) 用词花哨

告诉我，你是不是和我一样，为了显示自己的英语能力，每次写邮件都尽量挑花里胡哨的词，显得自己很懂的样子？比如：

• 用utilize，不用use；
• 用terminate，不用stop；
• 用attempt，不用try。

毕竟，我也是过了英语6级的人呢，这种「use」、「stop」和「try」太简陋！

哎，大错特错了15年！

英语邮件第一原则：用日常词汇。

正如Plain English坚定的倡导者巴菲特所说：

• 「Write to inform not to impress.」

也就是说，我们写作的目的是为了告知（Inform），而不是为了炫耀自己英文多厉害！

使用那些华丽的词汇不仅很难看懂（要查字典才行！），而且让你的邮件显得很做作，反而增加了沟通成本。

所以，英语几级没关系，英语词汇量不够也没关系，在商业世界里，普通的Everyday English足够用了。请看下面更多例子，右边的日常词汇才是正确的打开方式。 concerning→ about consequently→ so alternatively→ or attempt→ try

总结：

写邮件是为了沟通，不是为了炫技。

Do: 使用简单通俗的Everyday词汇；

Don’t: 不要用复杂、华丽的词。

2) 句子很长

告诉我，你是不是和我一样，喜欢在邮件里用长词组，显得句子很丰富的样子？比如：

• 用on daily basis，不用daily；
• 用at the present time，不用now；
• 用on behalf of，不用for.

你是不是还喜欢用复杂的长句，显得自己逻辑很厉害的样子？比如：

• for xxx , for example…, which… and … therefore… when…

毕竟我们考英语时阅读分析是重中之重！

哎，大错特错了15年！

英语邮件第二原则：能短则短

因为长句子、长词组很啰嗦，而且没必要的冗长让人读起来很累。举几个例子，才是正确的打开方式：

in conjunction with

with

despite the fact that

although

Thank you for your courtesy and cooperation

Thank you

同样，每一句话也不能太长，控制在15-20个单词，只有1-2个主要想法就可以断句了。千万不要一句话里说很多前因后果、前世今生、左右举例，这样你写得很累，读的人更累！

总结：

短小精悍才是王道！

Do: 使用简单的单词和句子；

Don’t: 少用不必要的长词组，少用结构复杂的长句子。

3）缺少有力的动词

告诉我，你是不是和我一样，喜欢在邮件里用各种被动时态，以及「to have」 「to be」这种有的没的的动词？

哎，大错特错了15年！

英语邮件第三原则：用有力的动词，多用主动语态。

和中文一样，在英语里，动词是整句的灵魂！所以，在商业世界中，用清晰、有力的动词，会让整句话立刻生动起来，有一种跃然纸上的感觉。比如： I will have a discussion with you. I will discuss with you.

明显后者更有力量，有一种马上就要行动起来的迫切感。

同样道理，我们也应该多用主动语态，让整句话更生动。比如： It will be done. We will do it.

不仅如此，用被动语态更啰嗦冗长，而且容易造成歧义：到底谁来做这件事，你，我，他，还是我们？

举几个例子，举几个例子，才是正确的打开方式：

We made an application…

We applied…

We will provide appropriate information to XXX

We will inform XXX

The implementation of the method has been done by a team.

A team has implemented the method.

当然，有些情况下确实需要用被动式，那就特别情况特别处理，一般情况下，超过9成的句子都应该用主动式。

总结：

动词是一句话的灵魂。动词用得好，邮件一定差不了！

Do: 使用简洁有力的动词和主动语态

Don’t: 少用被动语态，不用Weak的动词

4）看不懂的行业术语

告诉我，你是不是和我一样，在邮件里充满了术语和缩写，显得自己很Insider的样子！比如：

• Let’s touch base tomorrow；
• Drill down XXX；
• Does it move the needle?

哎，大错特错了15年！

英语邮件第四原则：不用Jargon

Jargon，指在特定人群中才能懂的行话。比如财务领域有专门的Jargon，Marketing也有专门的Jargon，有很多大公司更有不成文的Jargon字典（比如著名P打头的日化巨头）。

还有一些Jargon来自体育项目，被很多男性高层Pick，就逐渐流行开来，比如Touch base，就是由棒球术语而来。

这种行话在跨部门沟通或者写给外部供应商或者客户时，对方根本Get不到。所以，除非你120%确定收件人能懂你的行话，否则尽量不要用。

总结：

不要用行话！

Do: 使用正常的英语；

Don’t: 少用小范围特定人群才懂的行业术语。

5）虚头巴脑假正经

告诉我，你是不是和我一样，喜欢在文章结尾写一大串，显得自己很有礼貌的样子！比如：

• I should be grateful if…；
• Your response is highly appreciated；
• at your earliest convenience.

哎，大错特错了15年！

英语邮件第五原则：该明确指示就明确指示

工作不是谈情说爱，不是请客吃饭，更不是和人讨价还价，也不是等人convenient了再回，而应该直接下指令说：

Please send it to me;

as soon as possible.

如果你明确需要对方行动，可以连「Please」都省去。因为你加了「Please」，其实是留了余地给对方可以不Action的。

当然，每个公司风格不同，有的公司更礼貌保守（比如我司），大家还是要根据公司的风格来自行调整。

总结：

写邮件不是请客吃饭！

Do: 明确发出指示；

Don’t: 虚头巴脑不必要的客气。

总结：

最后，我用巴菲特的一句话做总结：

「To succeed, I don’t need to be Shakespeare; I must, though, have a sincere desire to inform. 」

意思就是莎士比亚这样的文采没有毛用，我需要的是真诚地告知信息。

其实，不光写邮件，开会、培训等也是一个道理，要用清晰、直白、简洁的语言把事情说清楚，永远要想的是：我怎么才能更有效的Inform我的观众？这大概也就是为什么我的澳洲同事表扬我的原因。

总结如下，小郑做了个知识卡片方便大家存储下来。我也附上了上一篇如何写Email的知识卡片，两个对照起来一起用，保证你写邮件能力大增，到时升职加薪记得给小郑留言哦。也记得分享给你身边需要的小伙伴们哦～

小郑的话：

我们学英语时，经过四、六级甚至托福、GRE和GMAT的洗礼，就喜欢用复杂、生僻的词汇炫耀自己，却从来没有人教过我们：在商业世界里，简单就是王道！

但是，I don’t know what I don’t know，导致了我生生写错15年的英语邮件。我常常在想，如果刚上班时有人能教我这些，我将会少走多少弯路啊。所以，呕心沥血写了这篇分享给大家。